Учебное пособие 800519

изменение целей в ходе проекта;

конфликты между целями проекта и интересами

подразделений организации.

Проект состоит из процессов. Процесс – это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы: процессы управления проектами (касающиеся организации и описания работ проекта), и процессы, ориентированные на продукт (касающиеся спецификации производства продукта). Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии информации о том, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

инициации – принятие решения о начале выполнения проекта;

планирования – определение целей проекта и разработка схем их достижения;

исполнения – координация людей и ресурсов для выполнения плана;

анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

управления – определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

завершения – проверка выполнения проекта и подведение его к

упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта.

Процессы управления проектами связаны своими результатами – результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Также имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для начала следующей фазы. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Основные функции управления, характерные для ключевых фаз реализации проекта, приведены в табл. 1.2.1.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы.

21

Входы – документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.

Выходы – документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.

Методы и средства – механизмы, по которым вход преобразуется в выход. Для большинства проектов характерны описываемые ниже процессы.

Процессы инициации. Инициация включает единственный подпроцесс – авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования. Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Планирование включает много процессов. Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Основные процессы планирования. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

22

Планирование целей – разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта).

Декомпозиция целей – декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля.

Определение состава операций (работ) проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта.

Определение взаимосвязей операций – составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями.

Оценка длительностей или объемов работ – оценка количества рабочих временных интервалов либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций.

Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов)

проекта – определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик.

Назначение ресурсов – определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта.

Оценка стоимостей – определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения.

Составление расписания выполнения работ – определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей.

Оценка бюджета – приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам).

Разработка плана исполнения проекта – интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.

Определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.

Вспомогательные процессы планирования. Кроме перечисленных

основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

планирование качества – определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;

планирование организации – определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

назначение персонала – назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

23

планирование взаимодействия – определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

идентификация риска – определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

оценка риска – оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

разработка реагирования – определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

планирование поставок – определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

подготовка условий – выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами зависят от проекта.

Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта. Среди вспомогательных процессов можно перечислить:

учет исполнения – подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

подтверждение качества – регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

подготовка предложений–сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;

выбор поставщиков – оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

контроль контрактов – контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

развитие команды проекта – повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа. Процессы анализа включают как анализ плана, так и

анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к нему требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии

24

планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков – определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

анализ стоимости – определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

анализ качества – мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

подтверждение целей процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов,

влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

оценку исполнения – анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данньми

отом, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

анализ ресурсов – определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

Врезультате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий

Процессы управления. Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если в процессе реализации возникли

25

отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий, то в этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

общее управление изменениями – определение, согласование,

утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.

управление ресурсами – внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

управление целями – корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Вспомогательные процессы управления:

управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

управление контрактами – координация работы подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения. Завершение проекта сопровождается

следующими процессами:

закрытие контрактов – завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.

административное завершение – подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Особый вид проектов представляют организационные проекты.

Примерами таких проектов являются реформирование предприятий, создание новой системы управления, новой организации, проведение конференции, свадьбы и т. д.

1.3.Задачи ресурсного планирования комплексов работ

Основные понятия и определения

При постановке задач ресурсного планирования предполагается, что проект описан в виде комплекса работ с определенными зависимостями между ними. Зависимости между работами отображаются в виде сетевого графика (сети).

Существуют два способа изображения работ в сетевом графике. В первом способе работы изображаются в виде вершин сети, а зависимости между работами – в виде дуг сети. Во втором способе вершины сети соответствуют событиям сети, то есть моментам завершения одной или нескольких работ, а дуги – работам сети, при этом, для отображения всех требуемых взаимосвязей

26

иногда приходится вводить дуги специального вида – фиктивные работы (можно считать, что такие дуги соответствуют работам нулевой продолжительности, не требующим ресурсов). На рис. 1.3.1,а приведен комплекс работ в виде «вершина – работа», а на рис. 1.3.1,б этот же комплекс представлен в виде «вершина – событие» (зависимость, соответствующая фиктивной работе показана пунктиром). В скобках на рис. 1.3.1,б указаны номера работ рис. 1.3.1,а, которым соответствуют дуги рис. 1.3.1,б.

Рис. 1.3.1

Как правило, будем применять изображение комплекса работ в виде «вершина – работа».

Для полного описания комплекса работ необходимо задать описание каждой работы [2].

Важной характеристикой работы является ее объем W. Он определяется на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Объем может измеряться в единицах трудоемкости, стоимости и т.д.

Следующей характеристикой работы является ее продолжительность (время выполнения). В простейшем случае работа описывается величиной продолжительности и количеством требуемых для ее выполнения ресурсов. В этом случае будем говорить, что работа выполняется с фиксированной интенсивностью. Тогда объем работы для решения задачи ресурсного планирования не нужен, он используется при контроле хода реализации проекта. Если количество ресурсов на работу может принимать различные значения, то и продолжительность работы тоже может быть разной. При этом, если количество ресурсов в процессе выполнения работы не меняется, то будем говорить, что работа выполняется с постоянной интенсивностью. Для описания работы, выполняемой с постоянной интенсивностью, достаточно задать продолжительность работы при различных уровнях ресурсов, то есть зависимость (u), где u – количество ресурсов, выполняющих работу. Отношение

определяет интенсивность выполнения работы (производительность участвующих в работе ресурсов), которую мы будем называть скоростью выполнения работы (или просто – скоростью работы). Из выражения (1.3.1) видно, что скорость измеряется объемом работ, выполняемым в единицу

27

времени. Без ограничения общности можно принять, что скорость работы является неубывающей функцией количества ресурсов.

Заметим, что одновременное увеличение (уменьшение) и объема, и скорости работы в одно и то же число раз не изменяет ее продолжительности. Следовательно, и величина объема, и его единица измерения могут быть выбраны произвольно. Как правило, единица измерения объема выбирается из содержательного смысла.

Наиболее сложным является случай, когда работа может выполняться с переменной интенсивностью, то есть количество ресурсов на работе может меняться в процессе ее выполнения. Для описания работы в этом случае необходимо задать ее объем W и зависимость w = f(u) скорости работы от количества выполняющих ее ресурсов. Обозначим через u(t) количество ресурсов на работе в момент времени t, tн – момент начала работы, tк – момент ее окончания. Имеет место соотношение:

t н

Типичный вид зависимости скорости операции от количества ресурсов приведен на рис. 1.3.2. Сначала с ростом количества ресурсов средняя производительность растет, а затем она начинает падать.

На практике применяются более простые либо линейные зависимости

вида

либо степенные вида f(u) = u (как правило, < 1).

Важной характеристикой работы являются затраты ресурсов:

t н

28

(прямые затраты сырья, материалов, трудозатраты, финансовые и т.д.). В ряде случаев ограничения наложены на затраты ресурсов на работу. Очевидно, что с ростом затрат продолжительность работ не увеличивается при разумном использовании ресурсов. Определим зависимость продолжительности работы от затрат на ее выполнение при заданной зависимости скорости работы от количества ресурсов, предполагая, что ресурсы распределяются оптимально. Примем сначала, что зависимость f(u) является вогнутой дифференцируемой функцией, то есть для любого 0 < < 1 и любых u1 и u2

f( u1 + (1- )u2) f(u1) + (1- )f(u2).

Теорема 1.3.1 [2]. Оптимальному распределению ресурсов соответствует выполнение работы с постоянной интенсивностью.

Доказательство. Пусть работа выполняется за время периодов. Поставим задачу, распределить затраты по периодам так, чтобы объем выполненной работы был максимальным, то есть

f uk max

k 1

при ограничении

uk S ,

k 1

где uk – количество ресурсов в периоде k. Применяя метод множителей Лагранжа получим необходимое условие оптимальности:

f (uk) = , k = 1 T.

Следовательно, uk = u для всех k. Учитывая, что u = S и f(u) = W,

получаем

f W . (1.3.5)

S

Из этого уравнения определяется зависимость (S) либо S( ).

Пример 1.3.1

Пусть f u u 1 , 1.

Имеем W .

S 1

Из этого уравнения получаем

S W .

1

В случае = 2 S W2 .

Заметим, что в случае линейной зависимости затраты равны объему работы W. Если величину затрат умножить на стоимость единицы ресурса, то получим стоимость работы, которая является основой формирования сметы и бюджета проекта. Если зависимость f(u) имеет произвольный вид (например,

29

задана в конечном числе точек), то строим вогнутую зависимость, максимально близкую к заданной. Способ построения ясен из рис. 1.3.3.

u u1 u* u2

Рис. 1.3.3

Далее для заданной продолжительности определяем u* и соответственно S = u* , принимая полученную вогнутую зависимость за истинную. Представим точку u* как выпуклую линейную комбинацию ближайших точек u1 и u2:

Разделим интервал времени на два: 1 = и 2 = (1- ) . Примем u = u1 в интервале 1 и u = u2 в интервале 2. Из условия (1.3.6). Имеем

f(u*) = 1f(u1) + 2f(u2) = W, u1 1 + u2 2 = [ u1 + (1- )u2] = u* ,

то есть полученное допустимое распределение ресурсов позволяет выполнить весь объем работ с затратами ресурсов S.

Из полученного результата следует важный вывод: для любых зависимостей f(u) и затрат S существует оптимальное распределение затрат во времени с не более чем двумя интервалами постоянства уровней ресурсов. Типичными зависимостями затрат от времени, применяемыми на практике, являются кусочно-линейные (рис. 1.3.4) и степенные:

S b c , a, 0.

a

S

Рис. 1.3.4

30