8.9
.docx►Экзаменационный вопрос № 8. Самоменеджмент: сущность и инструменты.
✓ Самоменеджмент: сущность.
Определение! Самоменеджмент - «последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».
Менеджмент и самоменеджмент:
Определение! Менеджмент – внешнее воздействие на группу людей для достижения целей организации.
Определение! Самоменеджмент – применение методов, способов, процедур, позволяющих человеку эффективно управлять своими ресурсами для достижения целей.
Цели и задачи самоменеджмента:
Цели:
- максимальное использование времени и своих возможностей;
- сознательное управление течением жизни;
- преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни.
Задачи:
- развитие умения управлять собой, оптимально реализовывать свои знания и навыки, время, силы тела и духа;
- создание зрелой, стрессоустойчивой личности с четкой и адекватной системой жизненных ценностей;
- постановка ясных, достижимых целей в краткосрочном и долгосрочном периоде;
- формирование установки на самосовершенствование;
- развитие навыков быстрой и адекватной оценки жизненных ситуаций, принятия решений;
- формирование творческого подхода к видению реальности.
✓ Самоменеджмент: инструменты.
Человек никогда не достигнет цели, если ее не видит.
Инструменты визуализации целей:
- «Радиальные диаграммы» (Гарри Алдер):
Плюсы:
- Наглядность и компактность;
- Инструмент выбора решений;
- Планирование действий;
- Структурированность сложных объектов.
Минусы:
- Сложность чтения;
- Не заменяет документы.
- «Колесо жизни»;
Для визуализации системы собственных ценностей можно использовать схему «Жизненный круг». Каждую из спиц круга разделите на несколько равных частей и оцените выбранные сферы жизни по десятибалльной системе, начиная от нулевого центра. Полученные точки соедините между собой по порядку. В результате получится «колесо» вашей жизни.
Дальнейшая работа сводится к тому, что необходимо к каждому из секторов придумать и записать цели и задачи, реализация которых возможна уже в ближайшее время.
- «Ментальные карты» (Тони Бьюзен):
Плюсы:
- Наглядность;
- Компактность;
- Простота;
- Оригинальность.
Минусы:
- Неоднозначность;
- Неформализованность;
- Немашиночитаемость;
- Большие затраты времени.
- «Карта желаний»;
- «Интеллект-карты».
Метод малых шагов:
- Четко поставленная цель, чтобы постоянно знать, в каком направлении двигаться;
- План маршрута, или Ваша карта пути, по которому следует идти до цели;
- Дробление пути на небольшие участки. Вы должны четко себе представлять, что следует делать сегодня, а что завтра (небольшие, выполнимые задачи);
- Постоянство. Каждый день просыпайтесь с мыслью – Что я должен сделать сегодня?, а, засыпая, спрашивайте себя – Чего я сегодня достиг?.
Самоорганизация:
Определение! Самоорганизация – мобилизация себя, активное использование своих возможностей для достижения целей.
Основные задачи:
- Выявлять и блокировать обстоятельства и людей, противодействующих достижению целей;
- Привлекать людей и усиливать обстоятельства, помогающие достижению целей.
Определение! Нетворкинг – социальная и профессиональная деятельность, связанная с выстраиванием доверительных и долгосрочных отношений с людьми для эффективного решения задач.
1. Уровень эффективности (человек осваивает тонкости установления и развития новых связей);
2. Уровень стратегии (четкое понимание целей установления знакомств);
3. Уровень философии (планомерное наращивание сети контактов, непрерывное укрепление связей).
►Экзаменационный вопрос № 9. Управление временем руководителя.
✓ Управление временем руководителя.
Время – невосполнимый ресурс (Бенджамин Франклин).
Пирамида управления временем:
- План на день;
- Краткосрочный план;
- Долгосрочный план;
- Генеральный план достижения цели;
- Главная цель;
- Главные жизненные ценности.
Структура рабочего времени руководителя:
- Личные контакты (совещания, собрания, прием посетителей, деловые встречи, посещение рабочих мест, телефонные переговоры);
- Работа с документами (переписка, сводки, отчеты, доклады, изучение материалов);
- Подготовка и организация работы;
- Отдых;
- Потери времени.
Определение! Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.
Например:
- Нечеткая постановка цели;
- Отсутствие приоритетов в делах;
- Попытки много сделать за один раз;
- Плохое планирование дня;
- Захламленный письменный стол;
- Компьютерные игры, чаты. Форумы;
- Недостаток мотивации;
- Поиски записей, адресов, телефонов;
- Телефонные звонки, отрывающие от дела;
- Незапланированные посетители;
- Неспособность сказать «нет»;
- Отсутствие самодисциплины (перекуры);
- Затяжные совещания, собрания;
- Излишняя коммуникабельность;
- Синдром откладывания;
- Чрезмерное количество деловых записей;
- Неэффективное делегирование;
- Спешка, нетерпение;
- Желание знать все факты;
- Плохая обратная связь.
Способы минимизации неэффективных расходов времени:
1 способ: Хронометраж (система учета и контроля расходов личного времени);
2 способ: Анализ личной эффективности;
3 способ: Классификация расходов времени.
Технологии Тайм-Менеджмента для повышения эффективности использования рабочего времени:
- Целеполагание и Life management;
- Хронометраж как персональная система учета времени;
- Планирование и контроль времени;
- Оптимизация расходов времени;
- Технологии достижения результата.
Гибкий график рабочего дня (японский опыт):
- Вы можете приходить на работу в любое время, когда Вам удобно;
- Вы можете, когда Вам нужно, уходить с работы;
- Единственное, что следует четко соблюдать - это быть на работе в обязательное для Вас время;
- При приходе на работу отметьте свою хронометрическую карту в регистраторе времени и проверяйте записи о себе;
- Вам нужно следить за продолжительностью своего рабочего времени: Ваше ежемесячное суммарное количество часов должно укладываться в существующие нормы.
Принципы планирования и использования рабочего времени финскими руководителями:
- не планируйте рабочий день больше чем на 60%, оставьте время для непредвиденных заранее дел;
- не забудьте записать дату, время и место проведения совещаний;
- в начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные работы предстоит сделать;
- выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы;
- на основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ;
- начинайте рабочий день с обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут;
- определяйте последовательность выполнения всех работ, начинайте с самых трудных;
- если есть возможность, то в первой половине дня поработайте «за закрытыми дверьми»;
- после выполнения каждого задания мысленно проговаривайте: «Еще одно дело сделано», это придает силы для новых дел;
- перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены;
- не забывайте о ритме работоспособности в течение дня, не забывайте про обед, расслабление и смену характера работы - перегрузка не поможет делу.
Планирование времени методом «Альпы» (Институт использования рабочего времени Германии):
- Составление заданий;
- Оценка длительности планируемых действий;
- Резервирование времени (в соотношении 60:40);
- Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
- Контроль и перенос дел на завтра.
Пример планирования рабочего времени:
Задания |
Приоритеты |
Часы |
Перепоручения |
Проект ААА |
А |
3 |
|
Совещание по экспертизе |
А |
1 |
|
Чтение отчета |
В |
1,5 |
|
Контроль статистики |
В |
0,5 |
0,5 ч – Иванову |
Деловое письмо Васильеву |
В |
0 |
Заместителю |
Телефонный разговор – Кошкин (нехватка персонала) |
С |
0 |
Секретарю |
Телефонный разговор – Шишкин (компьютерная программа) |
С |
0 |
Секретарю |
|
|
6 |
|
«Задания»:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- срочные дела;
- периодически возникающие задачи (оптимально – 15).
«Приоритеты»:
- А - дела важные и срочные (15%);
- B - важные и не срочные (20%);
- С - срочные, но не важные (65%) (по матрице Эйзенхауэра).
«Часы»:
- Не более 60% продолжительности рабочего дня (при 8-часовом рабочем дне – 5-6 часов);
«Перепоручения»:
- Устанавливая приоритеты, перепоручая дела, сокращая отпущенное на них время или перенося задания на следующий день, следует довести их общую продолжительность до 5-6 часов.
Рациональная организация рабочего дня руководителя:
«Начало дня»:
- Позитивное настроение;
- Просмотр и корректировка плана;
- Выполнение важнейших дел.
«Основная часть дня»:
- Следование плану;
- Объединение однородных задач в блоки;
- Важные дела – до обеда;
- Перерывы на отдых (10 мин. через каждый час);
- Использование пауз для рутинной и подготовительной работы;
- Доведение работы до конца.
«Завершение дня»:
- Контроль результатов работы;
- Планирование следующего дня;
- Позитивное настроение.
Определение! Работоспособность человека – это способность поддержания организма в оптимальном рабочем состоянии для максимизации вносимого вклада в результат рабочей системы.
При организации работы следует учитывать изменение работоспособности:
- сангвиник;
- меланхолик;
- холерик;
- флегматик.