книги / Организация работы с управленческими документами
..pdfФедеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Пермский государственный технический университет»
Н.И. Демидова
Организация работы с управленческими документами
Утверждено Редационно-издателъским советом университета
в качестве учебно-методического пособия
Издательство Пермского государственного технического университета
2008
УДК 651 (075.4) Д30
Рецензенты:
кандидат экономических наук, профессор кафедры менеджмента и маркетинга
Л.В. Невская
(Пермский государственный технический университет); начальник редакционно-издательского отдела
Н.И. Волынкина
(ГОУ дополнительного профессионального образования «Институт повышения квалификации - РМЦПК»)
Демидова, Н.И.
ДЗО Организация работы с управленческими документами: учеб.- метод. пособие / Н.И. Демидова. - Пермь: Изд-во Перм. гос. техн. ун-та, 2008. -136 с.
ISBN 978-5-398-00176-1
Представляет собой систематизированное изложение учебного материала дисциплины, методические указания к изучению дисциплины и выполнению кон трольной работы.
Предназначено для дополнительной профессиональной образовательной про граммы повышения квалификации специалистов в области менеджмента организации.
УДК 651 (075.4)
ISBN 978-5-398-00176-1 |
© ГОУВПО |
|
«Пермский государственный |
|
технический университет», 2008 |
ВВЕДЕНИЕ |
5 |
Тема f. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ |
6 |
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ |
|
1.1. Терминология в сфере документационного обеспечения управления |
6 |
1.2. Составные части документационного обеспечения управления |
6 |
1.3. Классификация документов |
8 |
1.4. Унификация и стандартизация в документационном обеспечении |
|
управления |
9 |
1.5. Унифицированные системы документации |
11 |
1.6. Классификация документов системы организационно |
|
распорядительной документации |
12 |
1.7. Нормативно-методическое обеспечение сферы документационного |
|
обеспечения управления |
15 |
Тема 2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ |
|
УПРАВЛЕНИЯ |
23 |
2.1. Организация работ по документационному обеспечению |
|
управления |
23 |
2.2. Формы организации работы с документами |
23 |
2.3. Типовые организационные структуры службы ДОУ |
25 |
2.4. Задачи и функции службы ДОУ |
28 |
2.5. Регламентация деятельности службы документационного |
|
обеспечения управления |
30 |
2.6. Должностной и численный состав службы ДОУ |
37 |
2.7. Расчет численности делопроизводственного персонала |
38 |
Тема 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА |
43 |
3.1. Понятие документооборота |
43 |
3.2. Основные правила организации документооборота в учреждении |
43 |
3.3. Анализ структуры документооборота |
44 |
3.4. Объем документооборота |
46 |
3.5. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними |
|
документами |
48 |
3.6. Организация рационального движения документов |
54 |
Тема 4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ |
58 |
4.1. Понятие регистрации. Цели регистрации |
58 |
4.2. Формы организации регистрации документов |
60 |
4.3. Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки |
61 |
Тема 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 70
5.1. Понятие контроля исполнения документов и его цель |
70 |
5.2. Сроковый контроль и контроль исполнения по существу |
71 |
5.3. Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле |
|
исполнения |
71 |
5.4. Сроки исполнения документов |
72 |
5.5. Ведение контроля исполнения документов |
73 |
5.6. Автоматизация контроля исполнения документов |
74 |
Тема 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ |
77 |
6.1. Порядок формирования дел |
77 |
6.2. Принципы систематизации документов внутри дела |
79 |
6.3. Правила оформления дел |
81 |
Тема 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
86 |
7.1. Функциональное назначение номенклатуры дел |
86 |
7.2. Основные требования к составлению номенклатуры |
86 |
7.3. Разработка номенклатуры дел |
88 |
7.4. Требования к заголовкам дел и их систематизации |
94 |
7.5. Определение сроков хранения документов и дел |
97 |
7.6. Оформление номенклатуры дел организации |
98 |
7.7. Работа с номенклатурой дел в течение года |
100 |
Тема 8. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ |
103 |
8.1. Понятие оперативного хранения дел |
103 |
8.2. Проверка наличия документов |
103 |
8.3. Порядок выдачи документов и дел |
103 |
Тема 9. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ |
107 |
9.1. Понятие экспертизы ценности документов |
107 |
9.2. Организация работы экспертной комиссии |
108 |
9.3. Определение сроков хранения |
112 |
9.4. Порядок проведения экспертизы ценности документов |
113 |
9.5. Документы, передаваемые на архивное хранение |
115 |
Тема 10. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ |
117 |
10.1. Оформление дел, сдаваемых в архив |
117 |
10.2. Передача дел в архив |
121 |
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА (задание и методические указания |
|
к выполнению) |
123 |
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ |
125 |
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ |
126 |
Управление возникает из информации, осуществляется посредством информации, совершенствуется на ее основе. Все виды управленческой дея тельности (принятие решений, планирование, работа с кадрами) связаны с оформлением документов, работой с документами, то есть с делопроизвод ством.
Процесс управления во многом зависит от информации об управляе мых объектах и является основой принятия любого решения. Если по какойлибо причине прекращается поступление информационных потоков, управ ленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности вы работать правильное решение. Поэтому в любом управленческом аппарате важно организовать поступление, движение и обработку информации, носи телем которой выступает документ.
Учебное пособие посвящено важной части документационного обеспе чения управления, являющегося одной из отраслей деятельности в сфере управления, - организации работы с управленческими документами.
Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.
Тема 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Терминология в сфере документационного обеспечения управления
Основу любой научной дисциплины составляют понятия - представле ния об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах, которые обозначаются специальными словами - терминами.
Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.
При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.
В сфере документационного обеспечения управления разработан
идействует ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины
иопределения».
Терминология, представленная в стандарте, обязательна для примене ния всеми организациями, учреждениями, предприятиями в их практической деятельности с документами, в учебной и научной деятельности (во всех ви дах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу).
Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребля ется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управле ния» (далее ДОУ). Возникновение этого термина связано с изменением орга низационно-технической основы делопроизводства и методологических под ходов к его совершенствованию, которое стало возможным благодаря актив ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обра ботки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управ лении. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации де лопроизводства.
1.2. Составные части документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления включает в себя две со ставные части (рис. 1):
^документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов;
2) организация работы с документами - организация документообо рота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреж дения в процессе осуществления управления.
ДОУ
Рис. 1. Составные части ДОУ
Документирование - запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование представляет собой совокупность операций по созда нию документов. В него включаются операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению (проставление необходимых реквизитов, уста новленных правилами документирования) и изготовлению документа.
Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.
Организация работы с документами предполагает обеспечение дви жения документов в аппарате управления (документооборот), их использова ния в справочных целях и хранения.
Одним из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности является организация документооборота.
Документооборот организации - это движение документов в органи зации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (рис. 2).
ским или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен ном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общест венных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. В особую группу официальных документов выделяют личные документы, удостоверяющие личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студен ческий билет, пропуск).
Основные цели классификации документов: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (например, кон трольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки или жур нал регистрации документов).
1.4.Унификация и стандартизация
вдокументационном обеспечении управления
Создание единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством является одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гар монизации российских и зарубежных информационных систем и обеспече нии информационной совместимости всех взаимодействующих информаци онных систем.
Достижение информационной совместимости обеспечивается унифи кацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей ин формации, языка формализованного описания данных, структуры информа ционных систем и технологических процессов в них, систем документов.
Унифицированная система документации (УСД) - система доку ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельно сти.
Унификация в широком смысле слова представляет собой приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным призна кам или сокращение числа элементов заданного множества. Под унификаци ей документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рацио нального количества их форм и типизации построения.
Работа по унификации документов включает:
-разработку унифицированной системы документирования (УСД), ко торая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
-введение УСД и Отраслевого классификатора технико экономической информации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
-разработку комплексов отраслевых унифицированных форм доку ментов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их го сударственную регистрацию;
-разработку отраслевых классификаторов технико-экономической ин формации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту рабо ту проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ
вотрасли.
Основная цель унификации документов заключается в создании ста бильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традицион ных условиях, так и в условиях использования новых информационных тех нологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Унификация документов предполагает:
-установление номенклатуры действующих в рамках системы унифи цированных форм документов;
-разработку единой модели (схемы) построения документов системы
сиспользованием, как правило, формуляра-образца;
-разработку структур документов;
-создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хране ния, а также психофизиологические возможности человека и параметры тех нических средств. Результаты проведенной унификации документов дово дятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требования кото рого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Стандарт представляет собой нормативно технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, тре бований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
-международные (региональные) стандарты;
-государственные стандарты РФ (ГОСТ);
-стандарты отраслей (ОСТ);
-стандарты предприятий (СТП);
-стандарты научно-технических, инженерных обществ и других обще ственных объединений.