книги2 / 228

подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.

Фаза завершения проекта

На фазе завершения достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

планирование процесса завершения проекта;

тестовые (эксплуатационные) испытания продукта проекта;

подготовка кадров для работы с продуктом, для эксплуатации создаваемого объекта и т.д.;

подготовка документации, сдача работ, продукта, объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

корректировка результатов, реальная оценка результатов проекта и подведение итогов;

подготовка итоговых документов;

оценка результатов;

закрытие проекта.

Необходимо еще раз напомнить, что общепринятого подхода,

определяющего количество фаз, их содержание, а также их последовательность не существует.

Бинарная модель жизненного цикла проекта

Бинарная модель основана на более детальной трактовке жизненного цикла с учетом двойственности (бинарности), которая позволяет учитывать два реально существующих цикла: продукта и управления. Она достаточно эффективна в управлении коммерческими проектами.

Бинарная модель позволяет четко разделить понятия и процессы «разработка концепции» и «планирование» в рамках конкретного проекта. Это означает, что под разработкой концепции понимается разработка образа материального или нематериального продукта проекта, включая, при необходимости, разработку технической документации, а под планированием, понимается разработка проектных планов: смета проекта, график проекта и т.д.

Основные траектории бинарного жизненного цикла проекта

Бинарный жизненный цикл проекта - это цикл, который позволяет учитывать две реально существующие траектории жизненного цикла: «продуктовую» и «управленческую».

110

Первая траектория (продуктовая) предполагает непосредственное выполнение работ по проекту, по разработке образа продукта, по созданию материального или нематериального продукта, его описание и т.д. (дисциплины – проектирование, технологии проектирования и др.).

Вторая (управленческая) траектория предполагает непосредственное выполнение работ по управлению проектом (дисциплина - управление проектом, технологии управления проектной деятельностью и др.).

Каждая из указанных траекторий имеет свои этапы. Последовательность «продуктовых» этапов определяется технологией производства продукта. «Управленческие» этапы определяются технологией управления проектом и, как правило, устанавливаются в соответствии с принятой в учреждении моделью управления (моделью проектного управления).

Бинарный подход прямо не учитывается в существующих стандартах управления проектами, что вполне понятно и следует из разницы ведущих функций дисциплин «производство продукта» и «управление проектом». Вместе с тем, данный подход применяется и описан в ряде рекомендаций.

В учреждениях культуры, в коммерческих компаниях, действующих в данной сфере, рекомендуется создавать типовые образцы (описания) «продуктовых» и «управленческих» этапов. Их можно создать, например, на основе архивированных документов выполненных ранее проектов.

Последовательность процедур на этапах «производства продуктов»

Траектория «производства продукта», как правило, регламентируется на уровне организации (или проектной группы), что связано с специализацией, административными нормами, ресурсами, вопросами соблюдения технологии, технической безопасности и т.д.

Последовательность процедур на этапах «производства продуктов» определяется в зависимости от типа проекта, вида производимого продукта, особенностей деятельности организации и т.д. В самом общем виде, она может быть представлена следующим образом:

сбор исходных данных по производству продукта;

согласование и утверждение;

разработка концепции (анализ уместности, технической осуществимости, экономической целесообразности, технико - экономическое обоснование);

согласование и утверждение концепции (производства продукта);

разработка проектного предложения, или проекта;

111

экспертная (культурологическая, педагогическая, экологическая, техническая, экономическая и др.) оценка предполагаемого продукта и т.д.;

согласование и утверждение проекта производства продукта;

проведение работ по созданию продукта;

пуско - наладочные работы (в технически, технологически сложных, инфраструктурных социальных проектах);

тестирование, апробация, приемка продукта (цифровые проекты, технологически сложные проекты и т.д.);

стартовый этап выведения на рынок, эксплуатации и т.д.

Впроцессе разработки и производства продуктов, могут предусматриваться такие этапы как трансфер отдельных элементов технологии, адаптация, а также масштабирование, авторский надзор, обучение персонала и т.д.

Последовательность процедур на этапах «управления проектом»

Последовательность процедур на этапах «управления проектом» не всегда предполагает жесткую регламентацию. В социальных проектах, где уникальность проекта часто создается в процессе управления проектом, это может быть даже опасно для проекта. Траектория «управление проектом» регламентируется мягко, на уровне учреждения и утверждается, как правило, на основе действующей модели управления (проектного управления). В учреждении могут быть определены лишь рекомендуемые этапы. Проектная команда, в процессе формировании управленческого плана, может использовать эти рекомендации в качестве основы для формирования адекватной и уникальной последовательности этапов.

Вкачестве рекомендованных, на старте проекта могут быть предложены некоторые, общие для многих проектов действия.

Впериод подготовки инициативы этими действиями могут быть:

формирование информационной базы проекта;

формирование базы необходимых ресурсов, включая, переговоры с собственниками ресурсов;

расчет планируемых результатов проекта;

расчет обоснования проекта;

расчет осуществимости (выполнимости) и др.

организация и проведение презентаций и т.д.

При разработке (установлении) управленческих этапов в качестве основных можно выделить следующие действия:

установление контрольных точек для анализа исполнения проекта;

112

установление контрольных точек внесения корректив в проектные расчеты, показатели, другие проектные решения;

Впроцессе планирования проекта (подготовки версий планов проекта):

подготовка первичного плана;

оптимизация проектных показателей;

подготовка последующих версий плана и т.д.

Впроцессе управления проектом:

разработка организационной структуры управления проектом;

определение и выбор системы управления проектом;

разработка системы взаимодействия;

подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

установление распределения полномочий и ответственности;

подготовка схемы документооборота;

подготовка схемы документирования действий и событий;

установление специальной системы мотивации и стимулирования членов проектной команды;

контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

подготовка графика отчетности и др.

Впроцессе управления командой проекта в качестве основных можно выделить следующие действия:

определение требований по компетенциями;

формирование проектной команды;

анализ действий членов команды;

развитие команды, управление составом команды в зависимости от технического этапа;

Впроцессе внутренних организационных действий:

проведение специальных стартовых совещаний;

мониторинги, оценка хода проекта, прогнозирование результатов проекта;

проведение финансовых операций и др.

Впроцессе внешних организационных действий:

проведение конкурсов (тендеров) по привлечению участников;

установление отношений с соучастниками проекта (например,

получение ответов в официальных органах), стейкхолдерами;

разработка, согласование и заключение контрактов и др.

Впроцессе управления рисками:

113

анализ рисков, формирование первичного прогноза рисков;

установление ресурсов для снижения, предотвращения или ликвидации рисков;

порядок действий при наступлении кризисных ситуаций и др.

Впроцессе контроля за выполнением этапов, связанных с производством продукта:

определение типов совещаний, сроков, периодичности и форм их проведения, способов протоколирования и т.д.;

контроль качества и сроков выполнения работ непосредственно в процессе производства продукта;

организация и контроль экспертных, оценочных приемочных и других операций и др.

Впроцессе закрытия проекта:

анализ полного комплекса выполненных работ, окончательное разрешение всех споров и разногласий между участниками проекта;

оценка и контроль результатов (опыт реализации проекта и пост– проектный анализ.

подготовка отчета;

прекращение деятельности проектной команды.

Кроме понятия «закрытие проекта», существует понятие «прекращение проекта», что означает действие не запланированное, а вынужденное. Вынужденное прекращение проекта - это следствие ошибок в процессах управления проектом. Так же, как и завершение проекта, оно связано с рядом определенных действий. (Подробно об этом «Процессы управления проектом» данного учебного пособия).

В целом, часть «продуктовых» и «управленческих» этапов в проектной деятельности могут совпадать во времени. Вместе с тем, существуют этапы, не имеющие аналогов в рамках другой траектории. Например, управленческий этап, который можно назвать «продюсирование» выполняется заведомо раньше продуктового этапа. Управленческий этап, как «закрытие проекта» выполняется после «продуктового» этапа. А ситуация, когда проект прекращается, может наступить до этапа создания продукта. В зависимости от выбранной технологии управленческий этап «выполнение работ» может покрывать несколько продуктовых этапов.

Результатом продуктового плана, должна быть условно называемая «техническая цель» проекта. В большинстве случаев, она эквивалентна созданию материального или нематериального продукта проекта

114

(формулируется в категориях «создать», «организовать», «провести», «разработать» и т.д.).

Результатом управленческого плана должна быть так называемая «бизнес - цель», которая формулируется в соответствующих категориях («снижение стоимость», «снижение затрат», «увеличение выпуска продукции», «расширение доли рынка», «получение заданной прибыли» и т.д.). Речь может, например, идти о снижении затрат на производство продукта, услуги, снижении стоимости услуги для целевой аудитории и т.д.

Без постановки двух целей, разработка документа «проект», как правило, представляется бессмысленной затеей. Попытка описания только одной «главной» цели, более похожей на миссию (то, ради чего создается продукт), приводит к трудностям в формулировке проектных задач, к тому, что задачи проекта оказываются не связаны прямо ни с созданием продукта проекта ни с управлением производством продукта, ни с управлением проектом в целом. (Подробно об этом «Цели и задачи проекта» данного учебного пособия).

Бинарный подход облегчает работу над проектом и в проекте. Понимание того, что в проектной деятельности существует две траектории (продуктовая и управленческая) и умение их выстраивать позволяет избежать путаницы, в том числе, в процессе разработки проектных документов. Бинарная модель жизненного цикла позволяет решить проблему описания целей и результатов проекта, обеспечить эффективность управления проектом и достижение планируемых результатов.

Модель жизненного цикла для некоммерческих проектов

Среди многочисленных моделей жизненного цикла проекта есть и специально созданные для некоммерческих организаций. В частности, Руководство PMD Pro предлагает модель жизни некоммерческого проекта, состоящую из шести фаз. Она может рассматриваться как сбалансированная, подробная модель проектного цикла, охватывающая весь период жизни проекта.

Модель жизненного цикла по версии PMD Pro для некоммерческих организаций включает шесть фаз:

1. Идентификация и разработка проекта.

Основное содержание работ этой фазы состоит в следующем:

определение необходимости в проекте;

изучение возможности его реализации и варианты его разработки. Решения, принятые на данном этапе, определяют стратегические и

рабочие границы, в рамках которых будет осуществляться проект.

115

2.Запуск проекта.

Основное содержание работ этой фазы состоит в следующем:

получение официального разрешения на проект;

информирование о проекте и его параметрах всех заинтересованных

сторон.

На этом этапе проектная команда определяет структуру управления проектом высшего уровня.

3. Планирование реализации проекта.

Основное содержание работ этой фазы состоит в следующем:

разработка детального плана реализации проекта на основе документов, созданных в предыдущих фазах;

разработка модели ведения всех видов работ в рамках проекта. Разработанный план пересматривается на протяжении всего периода реализации проекта и при необходимости обновляется с учетом изменения условий реализации проекта.

4.Реализация проекта.

На данной фазе осуществляется реализация проекта, что предполагает решение текущих задач, проблем, управление проектной командой и творческую интеграцию различных элементов в план проекта.

5. Мониторинг, оценка и контроль.

Данные виды деятельности присутствуют во всех фазах жизни проекта, позволяют непрерывно оценивать состояние проекта и определять корректирующие действия в ситуациях, когда показатели проекта значительно отклоняются от плановых.

6. Завершение и передача проекта

Основное содержание работ этой фазы состоит в следующем:

оценка полученного результата (продукции, услуг) теми, для кого они предназначались;

сбор информации об извлеченных уроках;

завершение административных, финансовых и контрактных обязательств

по проекту.

Представленная модель жизненного цикла проекта по версии PMD Pro

отличается тем, что особенное внимание уделено фазе идентификации и разработки проекта. В некоммерческом проекте срок жизни проекта, как правило, начинается с момента его идентификации и разработки, а не с факта его официального одобрения. На этапе идентификации и разработки проекта затрачиваются значительные ресурсы (время, усилия) на определение проблемы и потребностей, изучение возможностей, анализ среды реализации

116

проекта, изучение культурных особенностей и отношений, достижение доверия, создание партнерских отношений, определение возможных альтернатив проекта. Решения, принятые на этапе идентификации и разработки проекта, увязываются с существующими стратегиями и определяют рамки, в которых впоследствии будет реализовываться проект. Именно в этот период можно с наименьшими затратами получить ответы на основные вопросы, касающиеся параметров проекта. Вносить изменения в проект так же проще всего в начале его жизни, до начала реализации проекта.

С началом реализация проекта (когда персонал нанят, деятельность начата, бюджет распределен, результаты становятся ощутимыми), стоимость изменения параметров проекта увеличивается, управление изменениями значительно усложняется. Именно поэтому важно собрать и обработать данные для принятия решений еще на этапе идентификации и разработки проекта. Данный этот этап более других подходит для исследований (сбор и анализ данных), творческих поисков, для мозгового штурма, для разработки и обсуждения стратегии.

На этапе идентификации и разработки проекта должна быть завершена значительная часть работы по подготовке элементов для планирования процесса реализации проекта, организации мониторингов, оценки и контроля. В ходе реализации проекта, разумеется, будут появляться возможности для пересмотра отдельных параметров, сроков/календарных планов.

Следует обратить внимание на то, что некоммерческие организации, реализующие социальные проекты, как правило, много внимания уделяют процессу разработки, оценке проекта, часто недооценивая значение других процессов и фаз жизненного цикла проекта. Прежде всего, речь идет о мониторинге, оценке, прогноза развития проекта. Модель PMD Pro отличается тем, что в ней такие действия, как мониторинг, оценка и контроль выделяются в отдельную фазу. В большинстве других моделей, они присутствуют во всех фазах жизни проекта, но не выделены в отдельную фазу. Данная модель учитывает тот факт, что проработанный, тщательно спланированный, имеющий все необходимые ресурсы проект в процессе реализации неизбежно столкнется с трудностями, которые могут возникнуть на любой фазе жизни проекта. (Подробно о системе управления мониторингом, подходам к оценке проекта и контроле над проектом см. «Руководство PMD Pro Управление проектами в некоммерческой сфере», 2011. С.61 - 71. URL https://www.redcross - irkutsk.org/upload/catalog/files/products/884.pdf).

117

Несмотря на имеющиеся преимущества, следует еще раз обратить внимание на то, что данная модель не является шаблоном, применимым к любым проектам любой организации. Модель жизненного цикла по версии PMD Pro, как и другие, могут быть взяты за основу создания модели жизненного цикла конкретного проекта. При этом, следует внимательно относиться к выбору названий проектных фаз. Прямое копирование любых, особенно зарубежных моделей жизненного цикла не всегда оправдано. В частности, стандарты (IPMA, PMI) выделяют такие стадии жизненного цикла, как управление изменениями (корректировки планов) и выполнение проекта. Между тем, выделить управление изменениями в отдельную стадию в малых, относительно простых социальных проектах сложно и далеко не всегда нужно. При этом. игнорировать необходимость соответствующих процедур также нельзя.

Выбор модели жизненного цикла проекта

Каждый проект от возникновения идеи до полного завершения проходит ряд последовательных фаз своего развития. Как уже было отмечено выше, общепринятого подхода, определяющего количество фаз, их содержание, а также их последовательность не существует.

Выбор модели жизненного цикла проекта является важным этапом, так как именно от него зависит подход, который будет применяться для управления проектом. Выбирая модель жизненного цикла для конкретного проекта следует учитывать, что управление проектом это не только наука, но и искусство. Заимствованные без должной адаптации модели могут оказаться для конкретной ситуации не лучшим выбором и даже фатальной для проекта ошибкой.

Для каждого конкретного проекта выбирается и адаптируется или разрабатывается своя рабочая модель жизненного цикла. Каждый проект уникален и имеет свои цели и задачи. Применение шаблонов моделей без учета особенностей проекта может расцениваться как ошибка, которая, как правило, имеет негативные последствия для всего процесса управления проектом.

Выбор, адаптация или разработка модели жизненного цикла осуществляется в самом начале проекта. Правильный выбор модели может значительно повысить эффективность реализации проекта, а также помочь избежать таких неприятных ситуаций, как «застревание» проекта на ранних стадиях (предварительное исследование, формирования требований, концепции и др.), отсутствие взаимодействия со стейкхолдерами проекта, конкретных результатов и др.

Выбор (разработка) модели жизненного цикла связан с особенностями

118

сферы деятельности, в которой осуществляется проект, типа, вида проекта, от технологии его разработки, условий его осуществления, компетенций разработчиков и опыта участников проектной группы. Полный набор последовательных фаз проекта и их число определяются исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организаций, вовлеченных в проект.

Выбор (разработка) модели жизненного цикла предполагает оценку имеющихся инструментов, подходов, предложенных в типовых (шаблонных) моделях и принятия решения о том, какие из них наиболее подходят к конкретной ситуации, и каким образом можно их интегрировать в процессы и системы организации (команды), реализующей конкретный проект.

Любая модель жизненного цикла проекта была должна охватывать все этапы (фазы) проектного цикла, отражать реальные процессы и применяемые методы и быть сбалансированной. Модель должна учитывать сложившуюся проектную культуру организации (группы). Ведь проектами управляют в рамках организационных систем, планов, структур финансирования, имеющихся компетенций персонала и т.д.

При выборе или разработке модели жизненного цикла конкретного проекта следует учитывать, что все фазы его должны быть взаимосвязаны и дополнять друг друга. Одни из них могут осуществляться одновременно, параллельно. Другие фазы могут быть реализованы только по завершении других фаз. В частности, фаза завершения и передачи проекта может осуществляться только после фазы разработки проекта. Значительная часть работы по планированию проекта выполняется до его официального запуска. Деятельность по завершению проекта начинается задолго до начала завершающей стадии проекта.

На протяжении всего периода жизни проекта осуществляется деятельность, направленная на успешное завершение проекта и это должно быть отражено в модели жизненного цикла.

Вопросы для самоконтроля

1.Понятие жизненного цикла является одним из центральных понятий проектной деятельности. Что означает данное понятие?

2.Существует множество моделей жизненного цикла проекта. Можно ли выбрать среди них универсальную для всех проектов модель, или в каждом случае необходим создавать модель жизненного цикла для конкретного проекта?

3.Типовая модель жизненного цикла отражает четыре фазы жизненного

цикла проекта: инициация, разработка проекта, реализация проекта,

119