- •Часть 2
- •Часть 2
- •Введение
- •Глава 1. Базы данных и системы управления базами данных
- •1.1. Данные и эвм
- •1.2. Концепция баз данных
- •1.3. Архитектура субд
- •1.4. Модели данных
- •1.5. Реляционные базы данных
- •1.6. Системы управления базами данных Access
- •1.7. Объекты Access
- •1.8. Запуск и завершение работы Access
- •1.9. Структура окна Access
- •1.10. Открытие и закрытие бд
- •1.11. Получение справки в Access
- •1.12. Учебные базы данных
- •Глава 2. Построение базы данных
- •2.1. Основные принципы проектирования бд
- •2.2. Создание новой базы данных
- •2.3. Создание таблиц
- •2.3.1. Режим таблицы
- •2.3.2. Режим конструктора таблицы
- •Задание свойства поля
- •Создание ключевого поля
- •Подстановка данных
- •Мастер подстановок
- •Установка свойств таблицы
- •2.3.3. Мастер таблиц
- •2.3.4 Импорт таблиц
- •2.3.5. Связывание таблиц
- •2.4. Сохранение таблицы
- •2.5. Определение связей между таблицами
- •2.5.1. Типы связей между таблицами
- •1. Связь типа «один-ко-многим»
- •2. Связь типа «один-к-одному»
- •3. Связь типа «многие-ко-многим»
- •2.5.2. Создание связей
- •2.6. Модификация бд
- •2.6.1. Операции над таблицами
- •Копирование таблицы
- •Переименование таблицы
- •Удаление таблицы
- •Экспорт таблицы
- •2.6.2 Модификация структуры таблицы
- •Вставка полей
- •Удаление полей
- •Перемещение полей
- •Копирование полей
- •Изменение типа данных и размера поля
- •Глава 3. Работа с таблицей
- •3.1. Ввод данных
- •3.2. Перемещение по таблице
- •3.3. Редактирование данных в таблице
- •Выделение данных в таблице
- •Отмена изменений
- •Использование буфера обмена Windows
- •3.4. Настройка внешнего вида таблицы
- •3.5. Поиск и замена данных
- •3.6. Сортировка и фильтрация данных
- •Глава 4. Выражения в access
- •4.1. Операторы
- •4.1.1. Арифметические операторы
- •4.1.2. Операторы слияния строк (конкатенации)
- •4.1.3. Операторы сравнения
- •Оператор Is
- •Оператор In
- •Оператор Between
- •Оператор Like
- •4.1.4. Логические операторы
- •4.1.5. Операторы идентификации. Идентификаторы
- •Оператор "!"
- •Оператор "."
- •1 В sql и vba для этой цели обычно используется оператор ".".
- •4.2. Константы
- •4.3. Функции
- •4.3.1. Функции для работы с датами
- •4.3.2. Функции для работы со строками
- •4.3.3. Математические функции
- •4.3.4. Статистические функции
- •4.3.5. Статистические функции по подмножеству
- •4.4. Построитель выражений
- •Глава 5. Создание запросов
- •5.1. Общая характеристика запросов
- •5.1.1. Типы запросов в Access
- •5.1.2. Режимы окна запроса
- •5.1.3. Создание запроса
- •Использование мастера Простой запрос
- •Использование режима Конструктор
- •5.2. Работа в окне конструктора запросов
- •5.2.1. Добавление или удаление таблицы/запроса
- •5.2.2. Включение полей в бланк запроса
- •5.2.3. Добавление столбца в бланк запроса
- •5.2.4. Удаление столбца из бланка запроса
- •5.2.5. Перемещение поля в бланке запроса
- •5.2.6. Добавление вычисляемого поля
- •5.2.7. Изменение имени поля в запросе
- •5.2.8. Отображение/скрытие поля в результатах запроса
- •5.2.9. Изменение ширины столбца в бланке запроса
- •5.2.10. Сортировка результатов запроса
- •5.2.11. Вставка или удаление строки условий отбора
- •5.2.12. Установка свойств запроса
- •5.2.13. Установка свойств полей запроса
- •5.3.2. Шаблоны общего вида. Оператор Like
- •5.3.3. Диапазон значений. Операторы And и Between
- •5.3.4. Список значений. Операторы Or и In
- •5.3.5. Отрицание образца. Оператор not
- •5.3.6. Отбор записей с Null значениями и пустыми строками
- •5.3.7. Использование нескольких строк условий
- •5.3.8. Использование вычисляемых полей
- •5.3.9. Использование ссылки на имя поля
- •5.3.10. Использование ссылки на элемент управления
- •5.3.11. Использование параметров в условиях отбора
- •5.3.12 Использование в условиях отбора подчиненного запроса
- •Глава 6. Отчеты
- •6.1. Основные понятия
- •6.2. Создание отчета
- •6.2.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.2.2. Создание отчета с помощью Конструктора
- •6.3. Сортировка и группирование
- •6.4. Режимы окна отчета
- •6.5. Печать отчета
- •Глава 7. Работа с внешними данными
- •7.1. Access и внешние данные
- •7.1.1. Типы внешних данных
- •7.1.2. Работа с внешними данными
- •7.2. Импортирование или связывание данных
- •7.3. Связь внешних данных
- •7.4. Импортирование внешних данных
- •7.5. Данные в неподдерживаемых программах
- •7.6. Автоматизация операции импортирования
- •7.7. Связывание внешних данных
- •7.8. Типы субд
- •7.9. Связь с таблицами других баз данных Access
- •7.10. Связь с таблицами бд dBase и FoxPro
- •7.11. Индексы в Access и dBase/FoxPro
- •7.12. Установка связи с таблицами xBase
- •7.14. Индексные файлы Access и Paradox
- •7.15. Связывание с таблицами других форматов
- •7.16. Разделение базы данных Access на две связанные базы данных
- •7.17. Работа со связанными таблицами
- •7.18. Установка режимов просмотра
- •7.19. Установка отношений
- •7.20. Установка связей между внешними таблицами
- •7.21. Использование внешних таблиц в запросах
- •7.22. Изменение имени таблицы
- •7.23. Оптимизация связанных таблиц
- •7.24. Просмотр или изменение информации о связанных таблицах
- •7.25. Импортирование внешних данных
- •7.26. Импортирование других объектов Access
- •7.27. Импортирование таблиц из других бд
- •7.28. Импортирование данных электронной таблицы
- •7.29. Импортирование из файлов текстовых редакторов
- •7.30. Текстовые файлы с разделителями
- •7.31. Текстовые файлы с полями фиксированной ширины
- •7.32. Импортирование текстовых файлов с разделителями
- •7.33. Импортирование текстовых файлов с фиксированной шириной полей
- •7.34. Использование окна спецификации импорта
- •7.35. Импортирование html-таблиц
- •7.36. Ошибки, возникающие при импортировании данных
- •7.37. Таблица ошибок импортирования
- •7.38. Экспорт данных
- •Глава 8. Создание отчетов для презентаций и печать
- •8.1. Технология wysiwyg
- •8.2. Улучшение элементов управления, содержащих текст и надписей
- •8.3. Изменение размера и типа шрифта текста
- •8.4. Добавление тени к тексту
- •8.5. Отображение свойств надписи или поля
- •8.6. Использование многострочных полей
- •8.7. Отображение полей memo в многострочных элементах управления типа Поле (Text Box)
- •8.8. Добавление новых элементов управления
- •8.9. Отображение значений с помощью переключателей и групп переключателей
- •8.10. Создание группы переключателей
- •8.11. Создание группы переключателей с вычисляемым элементом управления
- •Глава 9. Средства защиты данных
- •9.1. Общие свойства
- •9. 2. Рабочие группы
- •9.2.1. Изменение файла рабочей группы
- •9.3. Ограничение доступа в Microsoft Access
- •9.4. Учетные записи
- •9. 5. Изменение прав владения
- •9.6. Присвоение и удаление прав доступа
- •9.7. Шифрование бд
- •3.1. Выполнение задания
- •3.1.1. Разработка структуры бд
- •3.1.2. Создание таблиц
- •3.1.7. Завершение работы с бд
- •3.2. Пример выполнения лабораторной работы
- •Характеристики таблицы-объекта сотрудник:
- •Характеристики таблицы-объекта состав семьи:
- •Характеристики таблицы-объекта штатное расписание:
- •Описание работы
- •Заполнение таблиц
- •Выполнить запрос на выборку
- •Создать параметрический запрос
- •Создание запрос, используемый для создания сложного отчета
- •II Создать сложный отчет, содержащий:
- •Приложение б
- •Литература
- •Часть 2
7.2. Импортирование или связывание данных
Как показано в таблице, с данными из внешних источников можно работать двумя способами — связывая и импортируя их. Однако между рассматриваемыми способами существенные различия:
при импортировании осуществляется копирование внешних данных и пересылка их в таблицу Access;
при связывании используются данные в их текущем файловом формате (таком как файлы dBASE и Paradox).
У каждого способа есть свои преимущества и недостатки.
7.3. Связь внешних данных
Применяя связывание, в Access можно работать с данными в формате другого приложения, используя, таким образом, файл вместе с этим внешним приложением. Если данные сохранены в формате другой БД, Access позволяет изменять данные в таблице и при этом исходное приложение будет продолжать использовать ее. Это свойство очень полезно при работе с одними и теми же данными из Access и из другой программы, например, если необходимо получить обновленные данные о персонале из используемого сетевым dBASE -приложением файла dBASE, чтобы печатать ежемесячные сводки из Access. Другим примером может служить использование Access в качестве клиентского интерфейса для базы данных SQL: вы можете связать данные и обновить их непосредственно на сервере следующей загрузки.
Для использования таблицы из базы данных Microsoft Access, доступной через сеть, лучше просто установить связь с ее таблицами, чем импортировать их. Если для изменения и работы с данными во внешней таблице продолжает использоваться другое приложение (например, dBASE или Paradox), с этой таблицей лучше установить связь.
В Access предоставлена возможность связывания со следующими типами данных:
таблица другой базы данных Access;
электронные таблицы Excel;
документы Exchange;
документы Outlook;
файлы Paradox;
текстовые файлы;
документы HTML;
базы данных ODBC.
В Access имеется возможность связывания с текстовыми и HTML- таблицами в режиме "только для чтения". Возможно просматривать эти таблицы, однако их нельзя изменить и к ним нельзя добавить записи при работе в Асcess. При работе с файлами Paradox, в которых не определены поля первичного ключа (.рх- файл, связанный с .dв- файлом таблицы), возможно только просматривать данные, не изменяя их.
Самым большим недостатком работы со связанными таблицами (в случае, если связь устанавливается не с другой базой данных Access) является потеря встроенной возможности поддерживать целостность данных между таблицами.
7.4. Импортирование внешних данных
С некоторыми форматами файлов связь установить невозможно; это также относится и к файлам электронных таблиц Lotus 1-2-3. При необходимости работы с данными, сохраненными в форматах, которые не допускают связывания, данные следует импортировать.
Импортирование в Access дает возможность физически перенести внешнюю таблицу или источник данных в новую таблицу Access. При этом данные автоматически копируются и преобразовываются из внешнего формата в формат Access. Таким образом, можно даже импортировать объекты данных в другую базу Access (вместо текущей базы) или проект. В случае, когда данные в дальнейшем используются только в Access, их необходимо импортировать. Обычно программа быстрее работает со своими собственными таблицами.
Естественно, импортирование подразумевает двукратное увеличение ресурсов, необходимых для хранения этих данных, так как теперь их копия сохраняется в базе данных.
Поскольку при импортировании создается копия данных, старый файл можно удалить после выполнения операции импорта. Однако иногда это сделать невозможно (например, если данные представляют собой графики продаж из электронной таблицы, которые используются для работы с другими программами). В таком случае можно использовать копию данных, учитывая, что для их хранения потребуется большой объем дискового пространства.
Access одновременно может открывать только одну БД. Таким образом, вы не можете непосредственно работать с таблицей из другой БД. Однако, если необходимо работать с таблицами или иными объектами Access (например, с формами и запросами) из другой БД Access, можно не закрывать текущую БД, а вместо этого импортировать или связать объект другой БД с текущей. Таким образом, появляется возможность просматривать и даже непосредственно редактировать данные в нескольких БД одновременно.
Основной причиной импортирования данных является их преобразование в формат Access для выполнения с ними необходимых действий, позволяющих привести эти данные в соответствие с вашими потребностями. После импортирования таблицы, можно изменять ее структуру, типы данных, а также назначать правила проверки данных на уровне таблицы. Возможно определить первичный ключ, изменить имена полей (до 64 символов) и установить свойства полей.
С другой стороны, существуют значительные ограничения на изменение свойств полей при работе со связанными таблицами. Например, нельзя назначить первичный ключ или правила проверки ввода данных, что означает невозможность обеспечения целостности данных иной таблицы.
При установке связи с таблицей другой базы данных Access, над ней нельзя выполнять все те операции, которые можно выполнять в таблице исходно базы данных, открытой в настоящий момент. Например, нельзя определять первичные ключи или задавать поддержку целостности данных между таблицами. Однако, если все таблицы, с которыми необходимо работать, содержатся во внешней базе данных Access, можно открыть эту базу данных и установить все необходимые свойства таблицы: определить первичный ключ, установить отношения между таблицами, задать поддержку целостности данных для межтабличных связей, изменить тип данных, определить значения по умолчанию или правила проверки данных и создать новые индексы.