- •Часть 2
- •Часть 2
- •Введение
- •Глава 1. Базы данных и системы управления базами данных
- •1.1. Данные и эвм
- •1.2. Концепция баз данных
- •1.3. Архитектура субд
- •1.4. Модели данных
- •1.5. Реляционные базы данных
- •1.6. Системы управления базами данных Access
- •1.7. Объекты Access
- •1.8. Запуск и завершение работы Access
- •1.9. Структура окна Access
- •1.10. Открытие и закрытие бд
- •1.11. Получение справки в Access
- •1.12. Учебные базы данных
- •Глава 2. Построение базы данных
- •2.1. Основные принципы проектирования бд
- •2.2. Создание новой базы данных
- •2.3. Создание таблиц
- •2.3.1. Режим таблицы
- •2.3.2. Режим конструктора таблицы
- •Задание свойства поля
- •Создание ключевого поля
- •Подстановка данных
- •Мастер подстановок
- •Установка свойств таблицы
- •2.3.3. Мастер таблиц
- •2.3.4 Импорт таблиц
- •2.3.5. Связывание таблиц
- •2.4. Сохранение таблицы
- •2.5. Определение связей между таблицами
- •2.5.1. Типы связей между таблицами
- •1. Связь типа «один-ко-многим»
- •2. Связь типа «один-к-одному»
- •3. Связь типа «многие-ко-многим»
- •2.5.2. Создание связей
- •2.6. Модификация бд
- •2.6.1. Операции над таблицами
- •Копирование таблицы
- •Переименование таблицы
- •Удаление таблицы
- •Экспорт таблицы
- •2.6.2 Модификация структуры таблицы
- •Вставка полей
- •Удаление полей
- •Перемещение полей
- •Копирование полей
- •Изменение типа данных и размера поля
- •Глава 3. Работа с таблицей
- •3.1. Ввод данных
- •3.2. Перемещение по таблице
- •3.3. Редактирование данных в таблице
- •Выделение данных в таблице
- •Отмена изменений
- •Использование буфера обмена Windows
- •3.4. Настройка внешнего вида таблицы
- •3.5. Поиск и замена данных
- •3.6. Сортировка и фильтрация данных
- •Глава 4. Выражения в access
- •4.1. Операторы
- •4.1.1. Арифметические операторы
- •4.1.2. Операторы слияния строк (конкатенации)
- •4.1.3. Операторы сравнения
- •Оператор Is
- •Оператор In
- •Оператор Between
- •Оператор Like
- •4.1.4. Логические операторы
- •4.1.5. Операторы идентификации. Идентификаторы
- •Оператор "!"
- •Оператор "."
- •1 В sql и vba для этой цели обычно используется оператор ".".
- •4.2. Константы
- •4.3. Функции
- •4.3.1. Функции для работы с датами
- •4.3.2. Функции для работы со строками
- •4.3.3. Математические функции
- •4.3.4. Статистические функции
- •4.3.5. Статистические функции по подмножеству
- •4.4. Построитель выражений
- •Глава 5. Создание запросов
- •5.1. Общая характеристика запросов
- •5.1.1. Типы запросов в Access
- •5.1.2. Режимы окна запроса
- •5.1.3. Создание запроса
- •Использование мастера Простой запрос
- •Использование режима Конструктор
- •5.2. Работа в окне конструктора запросов
- •5.2.1. Добавление или удаление таблицы/запроса
- •5.2.2. Включение полей в бланк запроса
- •5.2.3. Добавление столбца в бланк запроса
- •5.2.4. Удаление столбца из бланка запроса
- •5.2.5. Перемещение поля в бланке запроса
- •5.2.6. Добавление вычисляемого поля
- •5.2.7. Изменение имени поля в запросе
- •5.2.8. Отображение/скрытие поля в результатах запроса
- •5.2.9. Изменение ширины столбца в бланке запроса
- •5.2.10. Сортировка результатов запроса
- •5.2.11. Вставка или удаление строки условий отбора
- •5.2.12. Установка свойств запроса
- •5.2.13. Установка свойств полей запроса
- •5.3.2. Шаблоны общего вида. Оператор Like
- •5.3.3. Диапазон значений. Операторы And и Between
- •5.3.4. Список значений. Операторы Or и In
- •5.3.5. Отрицание образца. Оператор not
- •5.3.6. Отбор записей с Null значениями и пустыми строками
- •5.3.7. Использование нескольких строк условий
- •5.3.8. Использование вычисляемых полей
- •5.3.9. Использование ссылки на имя поля
- •5.3.10. Использование ссылки на элемент управления
- •5.3.11. Использование параметров в условиях отбора
- •5.3.12 Использование в условиях отбора подчиненного запроса
- •Глава 6. Отчеты
- •6.1. Основные понятия
- •6.2. Создание отчета
- •6.2.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.2.2. Создание отчета с помощью Конструктора
- •6.3. Сортировка и группирование
- •6.4. Режимы окна отчета
- •6.5. Печать отчета
- •Глава 7. Работа с внешними данными
- •7.1. Access и внешние данные
- •7.1.1. Типы внешних данных
- •7.1.2. Работа с внешними данными
- •7.2. Импортирование или связывание данных
- •7.3. Связь внешних данных
- •7.4. Импортирование внешних данных
- •7.5. Данные в неподдерживаемых программах
- •7.6. Автоматизация операции импортирования
- •7.7. Связывание внешних данных
- •7.8. Типы субд
- •7.9. Связь с таблицами других баз данных Access
- •7.10. Связь с таблицами бд dBase и FoxPro
- •7.11. Индексы в Access и dBase/FoxPro
- •7.12. Установка связи с таблицами xBase
- •7.14. Индексные файлы Access и Paradox
- •7.15. Связывание с таблицами других форматов
- •7.16. Разделение базы данных Access на две связанные базы данных
- •7.17. Работа со связанными таблицами
- •7.18. Установка режимов просмотра
- •7.19. Установка отношений
- •7.20. Установка связей между внешними таблицами
- •7.21. Использование внешних таблиц в запросах
- •7.22. Изменение имени таблицы
- •7.23. Оптимизация связанных таблиц
- •7.24. Просмотр или изменение информации о связанных таблицах
- •7.25. Импортирование внешних данных
- •7.26. Импортирование других объектов Access
- •7.27. Импортирование таблиц из других бд
- •7.28. Импортирование данных электронной таблицы
- •7.29. Импортирование из файлов текстовых редакторов
- •7.30. Текстовые файлы с разделителями
- •7.31. Текстовые файлы с полями фиксированной ширины
- •7.32. Импортирование текстовых файлов с разделителями
- •7.33. Импортирование текстовых файлов с фиксированной шириной полей
- •7.34. Использование окна спецификации импорта
- •7.35. Импортирование html-таблиц
- •7.36. Ошибки, возникающие при импортировании данных
- •7.37. Таблица ошибок импортирования
- •7.38. Экспорт данных
- •Глава 8. Создание отчетов для презентаций и печать
- •8.1. Технология wysiwyg
- •8.2. Улучшение элементов управления, содержащих текст и надписей
- •8.3. Изменение размера и типа шрифта текста
- •8.4. Добавление тени к тексту
- •8.5. Отображение свойств надписи или поля
- •8.6. Использование многострочных полей
- •8.7. Отображение полей memo в многострочных элементах управления типа Поле (Text Box)
- •8.8. Добавление новых элементов управления
- •8.9. Отображение значений с помощью переключателей и групп переключателей
- •8.10. Создание группы переключателей
- •8.11. Создание группы переключателей с вычисляемым элементом управления
- •Глава 9. Средства защиты данных
- •9.1. Общие свойства
- •9. 2. Рабочие группы
- •9.2.1. Изменение файла рабочей группы
- •9.3. Ограничение доступа в Microsoft Access
- •9.4. Учетные записи
- •9. 5. Изменение прав владения
- •9.6. Присвоение и удаление прав доступа
- •9.7. Шифрование бд
- •3.1. Выполнение задания
- •3.1.1. Разработка структуры бд
- •3.1.2. Создание таблиц
- •3.1.7. Завершение работы с бд
- •3.2. Пример выполнения лабораторной работы
- •Характеристики таблицы-объекта сотрудник:
- •Характеристики таблицы-объекта состав семьи:
- •Характеристики таблицы-объекта штатное расписание:
- •Описание работы
- •Заполнение таблиц
- •Выполнить запрос на выборку
- •Создать параметрический запрос
- •Создание запрос, используемый для создания сложного отчета
- •II Создать сложный отчет, содержащий:
- •Приложение б
- •Литература
- •Часть 2
Глава 8. Создание отчетов для презентаций и печать
Как только вы создали отчет, правильно отображающий данные в определенном формате, можете сразу отформатировать его, чтобы создать отчет для презентаций. Понятие отчет для презентаций обычно означает улучшение внешнего вида отчета, созданного на основе базы данных с помощью специальных средств, имеющихся в настольных издательских системах. В Access можно манипулировать данными, отчетами и формами практически так же, как и словами в настольной издательской системе. Настольная издательская система может придать документу, полученному в текстовом редакторе, более удобный для чтения вид. Точно так же можно улучшить отчет и сделать его более «представительным».
Можно, например, оформить некоторые разделы отчета так же ярко, как заголовки газет, привлекая внимание читателя к тем разделам отчета, в которых содержится наиболее важная информация.
Для оформления отчета используются различные элементы управления, а также цвета, затенение и другие средства. Ранее вы уже узнали, как добавлять элементы управления в формы. В данной главе для добавления и улучшения элементов управления отчета будет использован другой подход. Главное отличие заключается в способе просмотра отчета. Поскольку отчеты обычно распечатывают на бумаге, для их создания элементы управления используются несколько иначе, чем для просмотра формы на экране. Другим отличием является то, что в форме можно вводить и редактировать данные, а в отчете их можно только просматривать.
На рис. 8.1 показана распечатка завершенного отчета, который будет создан в результате выполнения примеров этой главы. Обратите внимание на то, что он стал гораздо привлекательнее благодаря использованию специальных средств оформления и различных типов элементов управления. Теперь такая важная информация, как тип клиента, пол животного и текущие прививки, легко воспринимается, поскольку читателям гораздо удобнее просматривать переключатели или флажки , а не числовой код или текст.
В Access предусмотрено несколько инструментов, с помощью которых можно создать следующие типы оформления:
линии и прямоугольники;
цвет и фоновое затенение;
эффект объемности (обычное, приподнятое, утопленное, с тенью, вдавленное и рельефное оформления).
В этой главе будут использованы все перечисленные выше средства, с помощью которых текстовые поля можно преобразовать в переключатели, выключатели и флажки. Кроме того, будут использованы особые средства выделения текста: затенение, заливка, линии, прямоугольники и эффект объемности.
Использование затенения может значительно увеличить время печати. Затенение также может сделать данные плохо читаемыми при распечатке на всех, кроме самых лучших, черно-белых принтерах. Негативное изображение (белое на черном) выглядит гораздо лучше, но также увеличивает время печати. Кроме того, не стоит использовать различные цвета, если вы планируете распечатывать отчет на монохромном принтере.
8.1. Технология wysiwyg
В Access поддерживается технология WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Это значит, что уже в момент создания элемента управления он выглядит на экране так, как будет выглядеть в распечатанном отчете. Для просмотра внешнего вида данных существует несколько режимов предварительного просмотра на экране. Они позволяют просматривать реальные данные, не используя устройства печати.
Для элементов управления в Access можно добавить цвет, затенение и инверсный вид (белые буквы на черном фоне), раскрасить и оттенить фон разделов отчета, причем все сделанные изменения будут мгновенно отображены на экране. Казалось бы, распечатка должна выглядеть так же, как и на экране конструктора отчета, однако нужно учитывать некоторые факторы, влияющие на степень точности отображения того, что получается при распечатывании.
Первая проблема связана со шрифтами. Около 95% шрифтов TrueType Microsoft Windows великолепно выглядят на экране в окне конструктора отчетов и при распечатке. Однако иногда символы могут быть не лучшим образом подогнаны в распечатанном отчете, хотя они будут хорошо смотреться в окне конструктора отчетов. Другой проблемой является то, что элементы управления могут слегка отклоняться от линии выравнивания. Например, при
просмотре в режиме конструктора отчетов может показаться, что поле Deceased удачно подогнано, однако при предварительном просмотре или распечатывании вы обнаружите, что в этом слове исчезла последняя буква.
Рис. 8.1. Улучшенный отчет
Другие проблемы возникают при очень плотном размещении элементов управления в прямоугольнике или рамке группы. Фактически в большинстве случаев режимы предварительного просмотра прекрасно подходят для выяснения, как будет выглядеть отчет на бумаге, но его вид в окне конструктора отчетов может слегка отличаться. Поэтому для определения степени совершенности отчета необходимо использовать режим предварительного просмотра или (распечатку). При этом следует убедиться в том, что в Windows установлен нужный драйвер принтера, поскольку он используется для предварительного просмотра отчета. В зависимости от типа драйвера можно получить совершенно разные результаты. Например, матричный принтер может обеспечить при печати разрешение 100-150 dpi (dot per inch — точек на дюйм), тогда как лазерный принтер обеспечивает разрешение 600 dpi. Большие значения означают большее разрешение (и, соответственно, более четкое отображение).
В данной главе ранее созданный отчет будет изменен так, чтобы он выглядел подобно изображённому на рис. 8.1. Для начала необходимо разработать макет отчета. На рис. 8.2 показан пример макета улучшенного отчета. В макете использованы линии и прямоугольники. Стрелочками с инструкциями отмечены изменения элементов управления и их внешнего вида (стрелочки указывают на области, которые предполагается изменить).
В рассматриваемом примере в окне конструктора отчетов следует открыть отчет Pets and Owners либо отчет Pets and Owners — Unformatted, который содержится в базе данных Mountain Animal Hospital.